Pourquoi faire appel à un centre d’appel pour déléguer son secrétariat médical ?

Le secrétariat médical a une place centrale dans le bon fonctionnement d’un cabinet ou d’un établissement de santé car entre les appels incessants, la gestion des rendez-vous, les dossiers administratifs et les imprévus, les professionnels de santé peuvent rapidement être débordés. C’est pourquoi confier cette mission à un centre d’appel spécialisé est une solution pertinente ; l’externalisation permet de soulager la charge administrative tout en assurant une continuité de service efficace. 

C’est une question de confort, certes, mais aussi d’optimisation du temps et de qualité de la relation avec les patients ; c’est essentiel !

Quels sont les avantages à déléguer le secrétariat médical ?

Confier le secrétariat médical à un centre d’appel a de nombreux bénéfices pour les professionnels de santé, et ce quelle que soit leur spécialité. En effet, cela permet de repenser l’organisation du travail et de recentrer les priorités autour des soins.

Une meilleure disponibilité

Une meilleure disponibilité pour les patients, même lorsque le téléphone sonne, est un atout de taille. En externalisant les appels vers un centre spécialisé, les professionnels peuvent se concentrer pleinement sur leurs patients, assurant ainsi une permanence téléphonique de qualité, parfois sur de larges plages horaires, ce qui renforce l’accessibilité et la satisfaction des patients qui ont des réponses rapides.

Une gestion optimisée

Une gestion optimisée des rendez-vous, c’est une prise de rendez-vous plus fluide et une mise à jour en temps réel. Cela évite les doublons, les erreurs de planning et les rendez-vous manqués ; certains services proposent même des rappels automatiques aux patients, réduisant significativement le taux d’absentéisme.

Une réduction du stress administratif

Une réduction du stress administratif via le secrétariat médical permet un quotidien plus serein. En effet, déléguer cette fonction permet de soulager les équipes sur place, qui peuvent alors se recentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Moins de paperasse, moins d’interruptions, mais plus d’efficacité !

Un service continu

Un service continu, même lors de périodes de fortes sollicitations, permet aux patients une prise en charge dès que nécessaire. Lorsqu’une secrétaire médicale est en congé ou malade, l’activité du cabinet peut en pâtir ; le recours à un centre d’appel garantit une continuité de service.

Les centres d’appel proposent des formules adaptables selon les besoins : gestion des appels uniquement, traitement administratif, tri des urgences, etc. Cette flexibilité permet d’ajuster les services au rythme du cabinet, sans engagement rigide. C’est une façon de faire évoluer l’organisation au fil du temps, sans contrainte logistique.

C’est quoi la différence entre assistante médicale et secrétaire médicale ?

Si l’un et l’autre interviennent dans l’organisation d’un cabinet, leurs missions ne sont pas les mêmes : 

• La secrétaire médicale s’occupe principalement de l’aspect administratif en gérant les appels, en planifiant les rendez-vous, en accueillant les patients, en constituant les dossiers et en s'assurant de leur mise à jour. Elle joue un rôle clé dans le bon déroulement des journées et dans la coordination entre le professionnel de santé et ses patients. Elle peut aussi s’occuper de la facturation ou de la gestion des feuilles de soins, selon l’organisation interne ;

• L’assistante médicale, elle, a un rôle plus hybride. En effet, en plus de tâches administratives, elle peut être amenée à réaliser des actes de soins simples comme la prise de tension, le nettoyage du matériel médical ou l’aide à l’habillage. Ce poste a été mis en place pour alléger la charge médicale des praticiens, notamment dans les zones où le temps de consultation est limité.

Le secrétaire médicale est le pilier administratif du cabinet tandis que l’assistante médicale se positionne comme un véritable soutien clinique et logistique. Les deux fonctions sont complémentaires mais répondent à des besoins distincts. C’est justement cette distinction qui permet d’envisager l’externalisation de son télésecrétariat via un centre d’appel, sans compromettre la qualité des soins ni l’organisation interne du cabinet.

Pour être accompagné dans cette nouvelle organisation, dans l’externalisation de cette tâche, faites appel à Médiphone Téléservices !